Booking Confirmation là gì? Cách đọc Booking Confirmation như thế nào? Booking Confirmation là chứng từ đặc biệt quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa.

Với nhân viên chứng từ thì làm booking Confirmation là công việc thường xuyên. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về booking confirmations, nội dung trên booking & các mẫu booking.

1. Booking Confirmation Là Gì?

Trước hết bạn cần biết Booking Confirmation là gì để có thể xử lý các vấn đề về booking cho hàng hóa xuất nhập khẩu.

Booking Confirmation hiểu đơn giản là xác nhận đặt chỗ.

Trong xuất nhập khẩu hàng hóa, sau khi người thuê tàu và hãng tàu/forwarder đạt được thỏa thuận về giá cước, hãng tàu sẽ gửi lại một xác nhận với người thuê tàu rằng họ đã book được hay giữ được chỗ trên tàu/giữ được containers để chở hàng. Có được xác nhận này tức là bạn đã có một lệnh yêu cầu cung cấp container rỗng.

Xác nhận đó chính là Booking Confirmation hay Booking Note.
Booking Confirmation có thể được phát hành bởi Hãng tàu hoặc bởi FWD tùy thuộc chúng ta book cước với ai.

=> Như vậy, Booking confirmation là xác nhận thủ tục đặt hàng trước của khách hàng đối với các hãng tàu.

Thông tin trên Booking Confirmation (thuật ngữ tiếng Anh trên booking confirmation)

Booking No: Số hiệu booking mà hãng tàu quy định riêng.

Carrier: Hãng vận tải, hãng tàu cung cấp.

Vessel/Voyage: Tên tàu và số hiệu của chuyến tàu

Port of receipt (POR): Cảng nhận hàng

Port of loading (POD): Cảng bốc hàng

Si cut off date: Thời gian gửi các thông tin để làm Bill of lading tới hãng tàu

Cut off date/time: thời gian cắt máng. Đây là kết thúc công việc bốc hàng hóa lên tàu

ETA/ETD Date: Ngày tàu bốc hàng tại cảng và ngày tàu rời cảng

Connection VSL/VOY: Tên tàu và số hiệu chuyến khi chuyển tải

Final Destination: cảng giao hàng cuối cùng

Shipper: Người gửi hàng ( thường là FWD booking tàu thay cho chủ hàng)

Service Type/Mode: Phương thức giao nhận hàng hóa

Commodity: Tên hàng hóa

QTY/Type: Thông tin chi tiết về container bao gồm số cont, loại cont…

Stuffing Place: Nơi đóng hàng hóa

Payment Term: Hình thức/Phương thức thanh toán cước.

2. Quy Trình Làm Booking

Thông thường các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hiện nay sẽ thuê các công ty logistics/forwarder thực hiện dịch vụ vận chuyển và làm booking. Vì vậy quy trình booking không quá khó khăn, nên bạn không cần quá lo lắng về các bước thực hiện booking.

Thay vào đó, bạn nên chú ý đến các thông tin mà bạn cung cấp trong quá trình này, vì nội dung này sẽ liên quan trực tiếp đến việc vận chuyển hàng hóa của bạn sau này.

Quy trình thực hiện booking được thực hiện theo 3 bước như sau:

Bước 1: Sau khi thống nhất được về thời gian, giá cước… bên phía doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với công ty vận chuyển để yêu cầu đặt trước một chỗ trong hãng tàu theo thông tin được ghi cụ thể trên booking request.

Các thông tin cơ bản về hàng hóa doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần cung cấp gồm: khối lượng, tên hàng hóa, các thông tin về cảng đi cảng đến, thời gian, địa điểm giao hàng cụ thể…

Bước 2: Khi các thông tin đã được điền đầy đủ, hai bên là doanh nghiệp và công ty vận chuyển đã làm việc với nhau xong thì sẽ cùng nhau vận chuyển hàng hóa đó.

Bước 3: Xác nhận thông tin liên hệ với hãng đề nhận lệnh cấp container rỗng để đóng hàng vào và vận chuyển.

Sau khi có lệnh xác nhận đặt chỗ, đơn vị vận chuyển sẽ phát hành Booking note, vậy booking note là gì?

3. Booking Note Là Gì?

Booking Note là chứng từ được đơn vị vận tải (hãng tàu, hãng bay) phát hành khi xác nhận đặt lịch vận tải hàng hóa. Tùy thuộc vào thỏa thuận mua bán trong incoterms mà bên mua và bên bán sẽ xác định bên có trách nhiệm thuê vận tải

Hiểu một cách đơn giản, Booking note là việc lưu khoang, chứng từ lưu cước, chứng từ xác nhận việc giữ chỗ với hãng tàu và ghi chép lại một cách chính xác các thông tin như sau:

Tên tàu, thời gian chuyển hàng, ngày giao vận

Số lượng, trọng lượng hàng hóa trên tàu

Cảng bốc hàng và bảng dỡ hàng (đầu nhận hàng và đầu giao hàng)

4. Các Loại Cut-off (Closing time) Trên Booking

Cut-off còn được gọi là Closing time/ Deadtime/ Lead time, là hạn cuối mà người thuê tàu phải hoàn thành những công việc hoặc submit những thông tin, chứng từ cần thiết cho hãng tàu trước khi tàu chạy. Hạn cuối này thường là chính xác theo giờ và ngày.

Trên một booking thường có đề cập những cut-off sau đây: cut off S/I, cut off VGM, cut off draft Bill of lading, cut off CY. Các hãng tàu chu đáo thì sẽ đề cập trên booking hoặc dặn dò đầy đủ những cut off này. Nếu hãng tàu nào thiếu sót, thì ít nhất họ sẽ đề cập để cut-off quan trọng nhất lên booking, đó chính là cut-off CY.

Vậy những cut off còn lại nếu không xuất hiện trên booking, thì chủ hàng phải hỏi trực tiếp hãng tàu hoặc FWD được thuê để book cước.

Cut off S/I

S/I hay Shipping Instruction hay Details of Bill of Lading hay Chi tiết (làm) Bill of lading, chính là nội dung mà shipper phải gửi cho hãng tàu để hãng tàu dựa vào đó để phát hành Bill of lading cho shipper. Vậy hạn cuối mà shipper phải gửi cho hãng tàu chính là cut off S/I.

Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm Bill of lading, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt cont”. Chi tiết của việc chuẩn bị và submit S/I cho hãng tàu xem ở phần công việc được trình bày ở những phần sau. Hạn cuối này, thông thường là 1 đến 3 ngày làm việc trước ngày ETD, có khi hãng tàu đòi shipper gửi S/I, thậm chí trước ETD khoảng 1 tuần.

Cut off VGM
Cut off VGM mà thời hạn cuối cùng mà người XK phải gửi Phiếu cân containers về cho hãng tàu. Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm Bill of lading, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt cont”. Chi tiết của việc chuẩn bị và submit VGM cho hãng tàu, xem ở phần công việc được trình bày ở những phần sau.

Cut-off Doc hay Cut-off draft Bill of lading

Cut-off Doc là hạn cuối mà người shipper phải xác nhận nội dung của Bill of lading nháp với hãng tàu. Nếu shipper quên xác nhận, hoặc xác nhận trễ, hãng tàu sẽ dùng chính nội dung S/I à shipper đã gửi để ra vận đơn gốc. Những khiếu nại, điều chỉnh, sửa đối về sau của shipper về nội dung của vận đơn sẽ bị tính phí.

Cut off CY hay Cut off bãi

Cut off CY (container yard tức bãi container ở cảng hạ container hàng) là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải giao hàng đến nơi hạ container hàng quy định (xe đầu kéo đã qua khu vực bấm giờ của bãi/cảng) và nhân viên hiện trường làm thủ tục hải quan phải hoàn thành khâu cuối cùng của việc thông quan hải quan hàng xuất đó là “Vào số tàu”. Nếu không kịp hoàn thành một trong hai công việc này trước cut off CY, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rót tàu hay rớt cont”.

Hy vọng những thông tin trên đây của Velog sẽ giúp bạn giải quyết về vấn đề trong điều khoản chất lượng trong hợp đồng ngoại thương.

Chúc bạn thành công!

————
Velog là đơn vị cung cấp dịch vụ nhập khẩu hàng đầu của loại hình dịch vụ nhập khẩu chính ngạch sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt các loại giấy tờ trên và thông quan hàng hóa an toàn.

Liên hệ ngày với chúng tôi qua hotline 0354.583.583

————–

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI QUỐC TẾ VELOG

ĐỊA CHỈ: 19 NGUYỄN TRÃI, P. KHƯƠNG TRUNG, Q.THANH XUÂN, TP.HÀ NỘI

Xem thêm:

Booking Confirmation Là Gì? Cách Đọc Booking Confirmation